LUOTSI-SÄÄTIÖN YHDISTETTY
TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE
Rekisterin nimi
Luotsi-säätiön asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi: Työvalmennussäätiö Luotsi sr
Yhteystiedot: Parolantie 34, 13130 Hämeenlinna
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja / tai yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava: Mika Mäkinen / ICT-järjestelmäasiantuntija
Yhteystiedot: Hallinto – Media, Parolantie 34, 13130 Hämeenlinna
Puhelin: 040 527 8613
Sähköposti: mika.makinen@luotsisaatio.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Asiakkaiden henkilötietoja kerätään Luotsi-säätiössä sosiaalisen työllistämisen palveluissa olevien asiakkaiden asiakassuhteen vuoksi. Asiakastietoja käytetään asiakkaan kuntoutuksen ja valmennuksen edistämiseksi sekä työkyvyn ylläpitoon ja arviointiin.
Luotsi-säätiö tuottaa Hämeenlinnan alueella sosiaalisen työllistämisen palveluita työelämän tarpeisiin. Palveluita ostavat asiakkailleen mm. Kanta-Hämeen hyvinvointialue, kunnat, työvoimahallinto, Kela ja vakuutusyhtiöt. Palvelutuotteiden toteuttamisen mielekkäällä tavalla mahdollistaa säätiön oma monipuolinen tuotanto. Tuotettavat palvelut perustuvat seuraaviin lakeihin: kuntouttava työtoiminta / laki kuntouttavasta työtoiminnasta, muut sosiaalipalvelut / sosiaalihuoltolaki, työhönvalmennus ja mielenterveyskuntoutujien työhönvalmennus / laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista, työhallinnolle tuotettavat yksilöpalvelut / laki julkisesta työvoimapalvelusta.
Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan tiedoista tallennamme seuraavia tietotyyppejä:
nimi
syntymäaika
henkilötunnus
osoite
puhelinnumero
palvelu sekä palvelun ostaja
palvelun tuottamisen kannalta olennaiset tiedot asiakkaan koulutus-, työ-, terveys- ja päihdehistoriasta
suostumus tietojen luovuttamisesta
kuntoutusjakson seurannan päiväkirjat, tapahtumat, muistiinpanot, väliraportit ja loppulausunnot
sopimukset kuntoutusjakson tavoitteista
sairauslomatodistukset
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta asiakaskohtaisesti verkostolta saadut valmennusjakson kannalta olennaiset tiedot. Asiakkaalta on valmennusjakson alussa pyydetty suostumus tietojen luovuttamiseen. Tietoa saadaan sekä paperitulosteena, sähköisessä muodossa että suullisesti.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin.
Kelalle ilmoitetaan poissaoloista.
Ei tietojen siirtoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Luotsi-säätiön toimihenkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus (Laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta 9.81996/603 § 14).
Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen):
Arkistointi on erillisessä lukitussa tilassa työhuoneissa tai erillisessä lukitussa arkistointitilassa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Sähköiseen järjestelmään talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus):
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muina tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmään tallentuu tieto siitä, ketkä ovat käsitelleet tietoja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Asiakkaalle kerrotaan perehdytyksessä asiakasrekisteristä, sen tietolähteistä sekä mihin tietoja käytetään ja/tai luovutetaan. Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä vapaamuotoisesti, kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Tiedonkorjaamispyyntö osoitetaan asiakkaan kuntoutuksesta vastaavalle ohjaajalle kirjallisesti. Jokaiselle asiakkaalle nimetään vastuuohjaaja Luotsi-säätiön palvelun piiriin tultaessa.
Tiedonkorjaamispyynnön toteuttamisesta päättää ja vastaa rekisterinpitäjä. Tiedonkorjaamispyyntö toteutetaan viipymättä.
Muut mahdolliset oikeudet
Asiakasrekisterin tietoja käytetään ainoastaan toteutettaessa sosiaalista ja ammatillista kuntoutusta Luotsi-säätiössä.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Luotsi-säätiö kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Luotsi-säätiö suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.